Information zur Erhebung personenbezogener Daten nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung - für Bewerber
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung sind wir verpflichtet, Ihnen umfassende Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Demgemäß teilen wir Ihnen Folgendes mit:
I. Datenverarbeiter
1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen für diese Online-Plattform
NHD Beteiligungs GmbH, Brandenburger Str. 1, 37115 Duderstadt
Telefon: +49 5527 9802 600
Telefax: +49 5527 9802 – 222
Email: info@nhd-btg.de
1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Externer Datenschutzbeauftragter:
Jörg Obermann
it & synergy GmbH
Dieselstraße 18, 30827 Garbsen, Deutschland
Tel.: +49 5131 463580
E-Mail: support@datenschutzdesk.de
Website: www.it-syn.de
II. Verarbeitungsrahmen
2.1 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
Im Rahmen der Bewerberverwaltung verarbeiten wir Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person wie:
Identifikationsdaten, Anrede / Geschlecht, Adressdaten, Straße, Hausnummer, PLZ/Ort, Telefonnummer, E-Mail Adresse, Telefonnummer, Persönliche Daten, Berufliche Tätigkeiten, gegenwärtige Arbeitsstelle, Staatsangehörigkeit, Einwanderungsstatus, Gehaltsdaten, Qualifikation, Berufsqualifikation, Berufserfahrung, berufliche Entwicklung, Lohn / Gehalt / Bezüge, Elterneigenschaft, Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Sozialversicherungsnummer, Geburtsname sowie Geburtsort, Zugehörigkeit zu Abteilungen, Betriebsstätten, Kostenstellen und Mitarbeitergruppen, Geburtsdatum und Familienstand, Schwerbehinderung (mit entsprechendem Aktenzeichen) oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.
Neben den von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung bereitgestellten Daten greifen wir darüber hinaus auf personenbezogene Daten zu, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.
Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken.
2.2 Quelle der personenbezogenen Daten
Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit Ihnen. Im Rahmen der Bewerberverwaltung können uns daneben aber auch Daten von Dritten übermittelt werden. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken.
2.3 Dauer der Speicherung der Daten
Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe unseres Löschkonzepts bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, insbesondere, wenn nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) oder berufsrechtlichen Vorschriften die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der Daten bestehen oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.
Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist, d.h. solange wie dies über die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt und soweit gesetzlich zulässig, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen drei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.
2.4 Zwecke der Verarbeitung
Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten sind
- Ihre Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis
- Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns, soweit erforderlich
- Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns, soweit erforderlich
- Ggfs. Aufnahme eines Beschäftigungsverhältnisses, dessen Durchführung oder Beendigung (wenn es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt)
2.5 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt in der Regel auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG, soweit dies zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, d.h. Ihrer Bewerbung und des damit verbundenen Vertragsanbahnungsprozesses, welcher nach unserer Auswahlentscheidung bis hin zu einem Vertragsschluss führen kann, erforderlich ist. Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen.
Daneben stützen wir die Datenverarbeitung aber auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit uns gesetzliche Pflichten treffen.
Schließlich kann es auch vorkommen, dass wir die Datenverarbeitung auf eine von Ihnen freiwillig, informiert und unmissverständlich für einen konkreten Zweck abgegebene Einwilligung stützen. In diesem Fall informieren wir Sie im Zusammenhang mit der Einwilligung gesondert.
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.
III. Weitergabe und Auslandsbezug
3.1 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die von uns verarbeiteten Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften auch an Dritte / weitere Empfänger weitergeleitet. Dies sind insbesondere folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern (interner oder externer Art):
- Geschäftsführung, Abteilungsleiter
- Personalabteilung
- Eigene Rechtsvertreter
- Gerichte
- Aufsichtsbehörden
- Agentur für Arbeit
- Gebäudeschutz / -bewachung
- Externe Datenverarbeiter (so genannte Auftragsverarbeiter)
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten benötigen.
Sofern Sie sich bei einer unserer Tochtergesellschaften bewerben, stellen wir Ihre Daten den dort zuständigen Personen und Stellen zur weiteren Durchführung des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung.
Sonstige externe Datenverarbeiter können beispielsweise solche in den Bereichen Buchhaltung, Archiv, Wartung und Pflege der EDV-Systeme, der Unternehmens-Webseite, Marketing oder Akten- bzw. Datenträgervernichtung sein. Diese sind in der Regel Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO, so dass die Verarbeitung der Daten durch sie keine Übermittlung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO darstellt.
Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.
3.2 Absicht des Verantwortlichen, personenbezogene Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln
Eine solche Übermittlung ist nicht beabsichtigt.
IV. Ihre Rechte
4.1 Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte.
Dies sind
• das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• das Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO)
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO)
• das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO)
• und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung (siehe Ziffer 2.5 lit. a), dann haben Sie das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der erteilten Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.
Gesonderte Information über das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Erfolgt die Verarbeitung, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511-120 4500
Fax: 0511-120 4599
Website: www.it-syn.de
